Voor de erkende examencentra
Een examencentrum kan verschillende examensessies organiseren op dezelfde locatie op hetzelfde tijdstip. De toezichthouder mag echter niet tegelijkertijd twee sessies controleren. Indien dit het geval is, zal een waarschuwingsboodschap verschijnen.
Om examens te mogen organiseren, is een erkenning als examencentrum vereist. Deze erkenning kan je aanvragen via het aanvraagformulier beschikbaar onder de tab ‘Examencentra’.
Let op: slechts bepaalde instellingen kunnen als examencentrum worden erkend:
Het ingevulde aanvraagformulier kan je versturen naar Certassur (info@certassur.be). Je erkenningsaanvraag wordt vervolgens bezorgd aan de erkenningscommissie.
Om examensessies te organiseren, dient het examencentrum te beschikken over een zekere ICT-infrastructuur. Elke deelnemer en de toezichthouder moeten een PC hebben. Alle PC’s moeten bovendien over een internetverbinding beschikken. Technisch moeten een aantal stappen doorlopen worden om een Certassur PC te configureren.
Om te worden erkend en deze erkenning te behouden, moet het examencentrum voldoen aan de volgende criteria:
Het examencentrum biedt voldoende waarborgen op het vlak van beveiligingsmaatregelen om een correct verloop van de erkende examens en de geheimhouding van de examenvragen en bijbehorende antwoorden te garanderen. De minimaal na te leven richtlijnen kan je hier nalezen:
Het examencentrum moet op elk moment de bepalingen van de examenregels naleven.
Er is geen termijn vastgesteld waarbinnen de erkenningscommissie een erkenningsaanvraag moet behandelen. Certassur zal echter alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat de erkenningscommissie zo snel mogelijk een beslissing neemt.
Indien de erkenningscommissie de aanvraag tot erkenning als examencentrum weigert, kan het examencentrum tegen deze beslissing een beroep indienen bij het directiecomité van de FSMA. Dit beroep moet, op straffe van nietigheid, worden ingediend binnen de 20 werkdagen nadat het examencentrum de kennisgeving van de weigering van de erkenning heeft ontvangen. Het beroep moet gemotiveerd zijn.
Een examencentrum kan inloggen via MyCertassur. Certassur zal de verantwoordelijken voor de examencentra en de toezichthouders hiervoor een login en bijhorend paswoord bezorgen. Het paswoord kan je nadien aanpassen.
De lijst van erkende examencentra is up-to-date en beschikbaar onder de tab ‘Examencentra’.
Indien er zich problemen voordoen bij het aanmaken van een examensessie, kan je hiervoor contact opnemen met ”Certassur” via het e-mailadres info@certassur.be.
Het is mogelijk om bepaalde kandidaten toe te voegen of te verwijderen na het aanmaken van een examensessie. Het is ook mogelijk om de naam van een sessie te wijzigen, de datum en het uur ervan, de examens die ermee samenhangen alsook de naam van de toezichthouder voor de examensessie. Dit kan zolang de examensessie niet effectief begonnen is (in het systeem geregistreerde aanvangsuur).
Het is uitermate belangrijk dat de naam en voornaam van de kandidaat juist worden ingegeven in het systeem. Het examencentrum kan een fout in de naam en/of voornaam immers niet zelf corrigeren en zal contact moeten opnemen met Certassur, dat zal nagaan of het mogelijk is om de fout te corrigeren. Het examencentrum kan alle andere gegevens zelf verbeteren. De kandidaten kunnen zelf hun taal, hun adres, hun e-mailadres en hun paswoord wijzigen door in te loggen op MyCertassur met hun login en paswoord.
Nadat je een examensessie hebt aangemaakt en er een examen aan hebt toegevoegd, moet je de kandidaten voor het examen toevoegen.
De gegevens van sommige kandidaten zullen reeds beschikbaar zijn via de webapplicatie. Dit is het geval wanneer kandidaten vooraf geregistreerd zijn, al dan niet in hetzelfde centrum.
Indien de gegevens van de kandidaat nog niet beschikbaar zijn, kan je als examencentrum zelf zijn gegevens toevoegen in het systeem. Het is uitermate belangrijk dat je de gegevens van de kandidaat, in het bijzonder de naam, voornaam, en het e-mailadres juist ingeeft in het systeem.
De ingeschreven kandidaat zal een automatisch door Certassur gegenereerde e-mail ontvangen met zijn login en zijn paswoord. Hiermee krijgt de kandidaat toegang tot MyCertassur waar hij zijn gegevens kan consulteren en zijn inschrijving voor toekomstige examens.
Een examensessie kan één of meerdere examens bevatten. Nadat de examensessie is gecreëerd, kan je via de webapplicatie examens toevoegen.
Toelichtingsvideo’s zijn beschikbaar op MyCertassur.
Een examensessie wordt bij voorkeur minstens 1 week voor de effectieve datum aangemaakt, maar kan indien nodig nog worden aangemaakt tot net voor de aanvang van het examen.
De examencentra moeten de FSMA ook op de hoogte brengen (christophe.viaene@fsma.be) van iedere examensessie die ze organiseren.
De verantwoordelijke van het examencentrum maakt een examensessie aan. Hij logt in op de website met zijn login en paswoord, klikt vervolgens op de tab “toekomstige sessies” en nadien op de knop “een nieuwe sessie toevoegen”. Via de webapplicatie kunnen alle noodzakelijke gegevens worden ingevuld: naam van de examensessie, datum, startuur van de examensessie, naam van de toezichthouder. Na het ingeven van de gevraagde gegevens, klik je op “de sessie opslaan”.
Toelichtingsvideo’s zijn beschikbaar op MyCertassur.
Indien een PC van een kandidaat het begeeft tijdens de examensessie, heeft de kandidaat de mogelijkheid om het token opnieuw in te geven op een andere PC. De kandidaat kan dan de examensessie verder afleggen waar hij/zij was gestopt.
Dit is echter niet van toepassing in het geval van een online examen.
De toezichthouder heeft de mogelijkheid om een kandidaat te deconnecteren tijdens een examensessie als hij fraude vaststelt. Het deconnecteren van een kandidaat heeft betrekking op de hele examensessie. De kandidaat krijgt nul punten voor de hele examensessie.
Daarnaast heeft de toezichthouder de mogelijkheid om een examen van een kandidaat te annuleren. De kandidaat krijgt nul punten voor dat examen.
Het is essentieel dat een onderscheid wordt gemaakt tussen het deconnecteren van een kandidaat of het annuleren van een examen en het afsluiten van de examensessie. Als de toezichthouder per ongeluk op de knop "sessie afsluiten" klikt, dan worden alle kandidaten gedeconnecteerd en kan men niet meer terug.
Eenmaal het examen is gestart, beantwoorden de kandidaten de vragen. De kandidaat klikt op “afsluiten van het examen” indien hij/zij het examen wenst te beëindigen. Pas indien de kandidaat het examen beëindigt, kan hij een volgend examen afleggen.
De toezichthouder zorgt voor het goede en correcte verloop van de examensessies. De toezichthouder respecteert hierbij de lijst van minimale richtlijnen voor het afnemen van elektronische examens in de erkende examencentra (zie ‘Zijn er andere criteria die een examencentrum in acht moet nemen?’ in deze FAQ, onderwerp 'Voorafgaand: erkenningsaanvraag').
In het geval van een online examen respecteert de toezichthouder de lijst van minimale richtlijnen voor online examentoezicht.
Stel dat een kandidaat 15 minuten na aanvang van het startuur aankomt, dan kan hij nog starten met de examensessie. De voorziene tijd wordt echter niet verlengd met 15 minuten. De kandidaat verliest deze 15 minuten die hij in vertraging was. Opgelet, wanneer een kandidaat te laat toekomt en hierdoor niet meer voldoende tijd heeft om het examen volledig te kunnen afleggen, is het beter dat de kandidaat niet meer start. Hij kan dan ingeschreven worden om zo snel mogelijk een nieuw examen af te leggen. Indien de kandidaat wel het examen was gestart, maar niet volledig heeft kunnen afleggen en hij niet geslaagd is, zal hij 14 dagen moeten wachten voordat hij een nieuw examen kan afleggen.
Let op, dit is niet van toepassing voor het afleggen van een online examen. Het examen begint stipt op het afgesproken uur, geen vertraging wordt toegelaten.
Als toezichthouder van een examencentrum moet je inloggen via Certassur met je login en bijhorend paswoord. De toezichthouder beschikt hiervoor over zijn eigen PC.
Het examencentrum moet de aanwezigheidslijsten met vermelding van de naam van de toezichthouder en het eindrapport van het examen bewaren gedurende 10 jaar vanaf de datum van het examen.
Wanneer een kandidaat een examensessie heeft beëindigd, verschijnt op het scherm of hij/zij al dan niet is geslaagd.
Per afgelegd examen/module is er een afzonderlijk attest. Zodra de kandidaat 60% behaalt op een examen, ontvangt hij/zij een attest van slagen. Voor de examens voor verzekeringen waarbij er submodules zijn, ontvangt de kandidaat zijn attest van slagen pas dat geldig zal worden wanneer hij/zij geslaagd is voor alle submodules van de module. Meer info hierover vind je in de rubriek “Examenstructuur” onder de tab ‘Examenregels’.
De attesten worden centraal en automatisch aangemaakt door Certassur en bevatten een uniek certificatienummer. De aanmaak van de attesten duurt ongeveer een halve dag.
De kandidaat kan de attesten afdrukken via de Certassur-website. Ook het examencentrum heeft de mogelijkheid om de attesten af te drukken.
De examensessie wordt beëindigd door de kandidaat zelf of wanneer de voorziene tijd verstreken is. De kandidaat ziet bij het einde van de examensessie of hij/zij al dan niet geslaagd is.
Indien de examensessie van alle kandidaten is beëindigd, moet de toezichthouder de examensessie afsluiten door te klikken op de knop “sessie afsluiten”. De toezichthouder ziet vervolgens het eindverslag. Dit eindverslag vermeldt het startuur, het einduur en eventuele incidenten (bijvoorbeeld indien er fraude is vastgesteld tijdens de examensessie).
De toezichthouder klikt vervolgens op “Verslag versturen”.
De kandidaat beschikt over een inzagerecht en de mogelijkheid om klacht neer te leggen. Je vindt hierover meer info in de rubriek ‘Bezwaarprocedure’ onder de tab ‘Examenregels’.
Bij niet-naleving van de erkenningscriteria kan de erkenningscommissie bij gemotiveerde beslissing de erkenning intrekken nadat het examencentrum hierover is gehoord. Certassur zal de beslissing tot intrekking van de erkenning op zijn website publiceren.
Het examencentrum kan tegen deze beslissing een beroep indienen bij het directiecomité van de FSMA. Dit beroep moet, op straffe van nietigheid, worden ingediend binnen de 20 werkdagen nadat het examencentrum de kennisgeving van de intrekking van de erkenning heeft ontvangen. Het beroep moet gemotiveerd zijn.
