Privacy Notice 

Certassur neemt de bescherming van uw persoonsgegevens ter harte. Daarom verbindt Certassur zich ertoe deze gegevens met bijzondere aandacht te beschermen en te verwerken, in volledige transparantie en in strikte overeenstemming met de geldende wetgeving.

Het doel van deze privacy notice (privacyverklaring) is u te informeren over ons privacybeleid, onder meer door toe te lichten hoe en waarom Certassur persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart.

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (AVG of, in het Engels, GDPR) is van kracht sinds 25 mei 2018. Ons privacybeleid is gebaseerd op deze regelgeving.

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking in het kader van Certassur is Assuralia (de beroepsvereniging van verzekeringsondernemingen), waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is op Koning Albert II-laan nr 19 te 1210 Brussel en dat geregistreerd is bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 407.878.367.

1.    Grondslag van de verwerking 

Certassur verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke, welbepaalde doeleinden. Dit gebeurt met name (geen limitatieve opsomming):

• om redenen die voortvloeien uit een gerechtvaardigd belang, om de optimale werking en de dienstverlening te waarborgen. In dit geval waakt Certassur erover een goed evenwicht te bewaren tussen het gerechtvaardigde belang en het respect voor de persoonlijke levenssfeer;
  
  voorbeelden:

• • de juiste identificatie van de betrokkene (bijv. deelnemers, kandidaten, contactpersonen,…),
  • kennis van de contactpersonen, om hen te informeren over activiteiten en diensten van Certassur,
  • het vrijwaren van de eigen belangen en die van de gebruikers (bijv. deelnemers, kandidaten, contactpersonen,…),

• • het leveren, verbeteren en ontwikkelen van de dienstverlening,
  • het toezicht op de regelmatigheid van de verrichtingen, inclusief de toegang tot de persoonlijke, beveiligde pagina op de website (mycertassur),
  • controleren of de kandidaat de toepasselijke regels vóór, tijdens en/of na een examen volgt/heeft gevolgd om elke vorm van fraude te
  • het vaststellen, uitoefenen, verdedigen en vrijwaren van de rechten van personen die het, bijvoorbeeld in geval van geschillen, vertegenwoordigt,
  • …
• omdat het hiervoor uw toestemming heeft gekregen (bijv. cookies);
• in het kader van de uitoefening van een overeenkomst met Certassur;
• om zijn wettelijke en administratieve verplichtingen na te Certassur is met name onderworpen aan een wettelijke verplichting (onder meer ten opzichte van de FSMA) inzake het bewaren van persoonsgegevens.

2.    Aard van de persoonsgegevens die Certassur verwerkt

Certassur verwerkt uw persoonsgegevens op een gepaste, relevante en beperkte wijze, binnen het wettelijk bepaalde kader.

Hieronder vindt u een overzicht van de gegevens die het verzamelt:

• Individuele en collectieve inschrijvingen (via een erkend examencentrum): naam, voornaam, geboortedatum, functie, titel, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, taal, onderneming, adres, boekhoudkundige gegevens van de
• Examencentra (contactpersonen, verantwoordelijke, controleur, administratief medewerker): naam, voornaam, geboortedatum, functie, titel, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, taal, onderneming, adres, boekhoudkundige gegevens van de
• Algemene communicatie en nieuwsbrieven (contactpersoon, verantwoordelijke, controleur, administratief medewerker): naam, voornaam, e-mailadres,
• In het kader van online examens (met proctoring) worden extra gegevens verzameld: kopie van de identiteitskaart, audio- en video-opnamen van de kandidaat die het examen aflegt en de ruimte waarin hij zich bevindt (via de webcam van de gebruikte computer en mobiele telefoon of tablet), opnamen van het computerscherm tijdens het examen, de tijdens het examen geraadpleegde website/applicaties/url/andere websites, de antwoorden van de kandidaat op de gestelde vragen.

3.    Aard van de uitgevoerde verwerking

Certassur voert dagelijks verschillende verwerkingen uit. Bent u bijvoorbeeld:

• kandidaat voor een examen (of deelnemer, of geëxamineerde),
  
  dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van de administratieve verwerking van uw persoonlijk dossier, de effectieve deelname aan één of meer examens, de toegang tot de persoonlijke, beveiligde pagina op de website (myCertassur) en het ter beschikking stellen van examencertificaten.

• medewerker van een examencentrum (verantwoordelijke, controleur, administratief medewerker), dan worden uw gegevens verwerkt:
  • in het kader van de opdracht van Certassur om de erkenningsaanvragen en de professionele contacten te beheren, alsook om een regelmatig administratief beheer te ver zekeren;
  • voor de toegang tot de eigen, beveiligde omgeving op de website (mycertassur);
  • voor het verstrekken van actuele informatie over Certassur (newsletter);
  • voor de opvolging van prestaties, bestellingen,... en ieder commentaar of elke klacht in deze context;
  • voor het algemene klanten- en leveranciersbeheer, met inbegrip van de boekhoudkundige verwerking, het geschillenbeheer en de gerechtelijke procedures, het innen of de overdracht van vorderingen en de bescherming van de rechten in het algemeen.
• een bezoeker van de website www.certassur.be,
  
  dan worden uw gegevens gebruikt om uw surfervaring te verbeteren en voor het aanmaken van anonieme statistieken betreffende de kwaliteit van de website.
  
  

4.    Overdracht van gegevens

Om uw gegevens te beschermen, worden de mensen die er toegang toe krijgen zeer precies aangeduid, rekening houdend met hun taken of activiteiten binnen Certassur.

Uw gegevens zullen nooit zonder uw toestemming aan derden worden meegedeeld.

In bepaalde gevallen kan Certassur evenwel uw persoonsgegevens overdragen aan derden, bijvoorbeeld aan de bevoegde autoriteiten of instanties die bij wet zijn vastgesteld in het kader van wettelijke of reglementaire verplichtingen.

Certassur geeft uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

5.    Duur van de gegevensbewaring 

Certassur verwerkt uw persoonsgegevens gedurende een periode die niet langer duurt dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Nadat het doel verwezenlijkt is, worden de gegevens gewist.

Certassur is wettelijk verplicht (onder meer ten opzichte van de FSMA) om de persoonlijke gegevens van kandidaten en deelnemers gedurende tien jaar bij te houden om uw beroepskennis en permanente opleiding te kunnen aantonen.

Als er zich geen incidenten hebben voorgedaan worden de persoonsgegevens van kandidaten die specifiek zijn verzameld in het kader van online examens met proctoring uiterlijk na de in het examenreglement vermelde bezwaarperiode gewist, waarin de kandidaat in beroep kan gaan bij Certassur.

Ingeval zich tijdens het examen een incident voordoet of de kandidaat beroep instelt, worden deze gegevens bewaard gedurende de tijd die nodig is voor het verloop van de in het examenreglement voorziene procedure.

Wat de informatie betreft over contactpersonen bij de examencentra: de verwerkte gegevens worden bewaard tijdens de hele duur van de professionele relatie met, de opdracht voor of het mandaat van Certassur, verlengd met elke andere bewaartermijn die zou worden opgelegd door de toepasselijke wetgeving of regelgeving.

6.    Bescherming van de gegevens

Toegang tot uw persoonsgegevens is beperkt tot de personen die deze gegevens nodig hebben om hun taken binnen Certassur te kunnen uitvoeren. Deze personen zijn onderworpen aan een strikte vertrouwelijkheidsplicht en moeten alle vastgelegde technische en organisatorische voorschriften om de veiligheid van de gegevens te verzekeren in acht nemen.

Certassur heeft technische middelen geïmplementeerd om de veiligheid en integriteit van zijn infrastructuur (in de ruime betekenis) te waarborgen, onder meer om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.

7.    Uw rechten 

U hebt het recht op inzage van de gegevens die u aanbelangen, en kunt deze altijd raadplegen. Zo kunt u vragen:

• of wij uw persoonsgegevens al dan niet verwerken;
• met welk doel wij deze verwerken;
• welke categorieën van gegevens verwerkt worden;
• aan welke categorieën van bestemmelingen ze worden meegedeeld;
• hoelang ze bewaard blijven;
• naar informatie over de rechten die u kunt uitoefenen (rechtzetting, verwijdering... ) of de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit;
• naar de oorsprong van de verwerkte

Mocht u - ondanks al onze inspanningen - vaststellen dat uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, dan kunt u vragen om een rechtzetting, correctie of bijwerking van uw gegevens.

In sommige gevallen biedt de wetgeving u de mogelijkheid om uw persoonsgegevens te laten wissen of om te vragen om een beperkte verwerking ervan.

Ten slotte hebt u in sommige gevallen het recht om te verkr ijgen dat de persoonsgegevens die u ons hebt bezorgd aan u worden overgemaakt of dat Certassur ze rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overmaakt (overdraagbaarheid), op voorwaarde dat dit technisch mogelijk is.

U kunt uw rechten uitoefenen door ons te contacteren via het adres Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.of door contact op te nemen met de Security Officer van Assuralia. Er zal u gevraagd worden om uw identiteit te bewijzen.

Certassur zal verzoeken binnen de door de verordening bepaalde termijnen behandelen.

8.    Contact

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via:

Certassur zal verzoeken binnen de door de verordening bepaalde termijnen behandelen.

Meer informatie vindt u op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/ waar u eventueel ook een klacht kunt indienen.

9.    Aanpassingen

Certassur behoudt zich op elk moment het recht voor om deze privacy notice aan te passen, en dit overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Elke wijziging aan deze privacy notice zal specifiek worden meegedeeld via de website www.certassur.be, op een daartoe bestemd tabblad.

***