Privacy Notice 

Certassur est sensible à la protection de vos données à caractère personnel. Dans cette optique, Certassur s’engage à les protéger et à les traiter avec une attention particulière, en toute transparence et dans le strict respect de la législation en la matière.
L’objectif de cette politique de confidentialité (« Privacy Notice ») est d’informer sur le sujet en expliquant notamment pourquoi et comment Certassur collecte, utilise et conserve les données à caractère personnel.
Le Règlement général européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (RGPD ou, en anglais, GDPR) s’applique à partir du 25 mai 2018. Cette politique de confidentialité est basée sur cette réglementation.
Assuralia (Union professionnelle des entreprises d’assurances), dont le siège social est établi Boulevard du Roi Albert II n°19 à 1210 Bruxelles, enregistré à la Banque Carrefour des Entreprises sous le n°407.878.367, est responsable des traitements réalisés dans le cadre de Certassur. 

1.    Fondement des traitements 

Certassur traite uniquement les données personnelles à des fins spécifiques et bien définies. Ce sera notamment le cas (sans limitation) :

• pour des raisons qui relèvent de l’intérêt légitime, afin de pouvoir garantir le meilleur fonctionnement et service. Dans ce cas, Certassur veille à préserver un équilibre proportionné entre cet intérêt légitime et le respect de la vie privée.
  Par exemple :
  • l’identification exacte de la personne concernée (p.ex. participant, candidat, personne de contact,…),
  • la connaissance des personnes de contacts, en vue de les informer de ses activités et services
  • la sauvegarde des intérêts propres et de ceux des utilisateurs (p.ex. participant, candidat, personne de contact,…)
  • fournir, améliorer, développer du service, o le contrôle de la régularité des opérations, ceci inclut l’accès à la page personnelle et sécurisée (mycertassur) sur le site Internet
  • vérifier que le candidat suit/a suivi les règles applicables avant, pendant et/ou après un examen, pour éviter tout type de fraude.
  • la constatation, exercice, défense et préservation des droits ou des personnes qui représentent éventuellement, par exemple en cas de litiges,
  •  …
• parce qu’elle a obtenu votre consentement (p.ex. cookies)
• dans le cadre de l’exécution d’un contrat avec Certassur
• pour respecter des obligations légales ou administratives auxquelles elle est soumise. Certassur est notamment tenue par l’obligation légale (entre autres vis-à-vis de la FSMA) en matière de conservation des données personnelles.

2.    Nature des données à caractère personnel traitées par Certassur 

Certassur traite vos données personnelles de manière adéquate, pertinente et limitée dans le cadre de ce qui est prévu par la loi.

Voici un aperçu des données collectées :

• Inscriptions individuelles ou inscriptions collectives (réalisées via un centre d’examen agréé) : nom, prénom, date de naissance, fonction, titre, téléphone, email, sexe, langue, entreprise, adresse, données comptables de l’entreprise
• Centres d’examen (personnes de contact, responsable, contrôleur, gestion administrative) : nom, prénom, date de naissance, fonction, titre, téléphone, email, sexe, langue, entreprise, adresse, données comptables de l’entreprise
• Communication générale et lettres d’informations (personne de contact, responsable, contrôleur, gestion administrative) : nom, prénom, email, entreprise
• Dans le cadre d’examens en ligne (avec proctoring), des données complémentaires sont collectées : copie de la carte d’identité, enregistrements audio et video du candidat en train de passer l’examen et de la pièce dans laquelle il se trouve (viala webcam de l’ordinateur et du téléphone portable ou tablette utilisés), enregistrements de l’écran de l’ordinateur durant l’examen, les sites web/applications/url/autres consultés lors de l’examen, les réponses du candidat aux questions qui lui sont posées.

3.    Nature des traitements opérés

Au quotidien, Certassur réalise différents traitements. Ainsi, si vous êtes :

• un candidat (ou examiné, participant) à un examen,
  
  Vos données sont traitées dans le cadre du traitement administratif de votre dossier personnel, la participation effective à un (ou plusieurs) examen(s), l’accès à la page personnelle et sécurisée (mycertassur) sur le site Internet et la mise à disposition des attestations d’examen.

• un collaborateur (responsable, contrôleur, gestion administrative) d’un centre d’examen.
  Vos coordonnées sont traitées : 
  
  • dans le cadre de la mission de Certassur pour la gestion des demandes d’agréments, les contacts professionnels ainsi que la gestion administrative régulière.
  • pour l’accès à l’environnement propre et sécurisé (mycertassur) sur le site Internet.
  • pour la transmission d'informations sur l’actualité de Certassur (newsletter).
  • pour le suivi de la prestation, de la commande, … et de tout commentaire ou réclamation dans ce contexte,
  • pour la gestion générale des clients et des fournisseurs, en ce compris le traitement comptable, la gestion des litiges et les procédures judiciaires, le recouvrement ou le transfert des réclamations et la protection des droits en général.
• un visiteur de site Internet www.certassur.be :
  
  Vos coordonnées sont utilisées pour améliorer votre expérience de navigation et pour la création de statistiques anonymes concernant la qualité du site.
  
  

4.    Transfert des données 

Afin de protéger vos données, les personnes autorisées à y accéder sont déterminées avec précision en tenant compte de leurs tâches ou activités de Certassur.

Vos coordonnées ne seront jamais transmises à des tiers sans votre consentement.

Dans certains cas, Certassur peut transférer vos données personnelles à des tiers, par exemple aux autorités ou organismes compétents déterminés par la loi dans le cadre d’obligations légales ou réglementaires.

Certassur ne transfère pas vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE).

5.    Durée de conservation des données

Certassur traite vos données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au respect des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Après la réalisation de cette finalité, ces données sont supprimées.

Certassur est notamment tenu par l’obligation légale (entre autres vis-à-vis de la FSMA) de conserver les données personnelles des candidats, participants jusqu’à 10 ans afin de prouver vos connaissances professionnelles ou votre formation permanente continue.

Si aucun incident n’est survenu, les données personnelles des candidats collectées spécifiquement dans le cadre d’examens en ligne avec proctoring sont supprimées au plus tard après la période d’opposition indiquée dans le règlement d’examen, au cours de laquelle les candidats peuvent introduire un recours auprès de Certassur.

En cas d’incident survenu lors de l’examen ou de recours introduit par le candidat, ces données seront conservées le temps nécessaire au déroulement de la procédure prévue par le règlement d’examen.

Concernant les informations des personnes de contact auprès des centres d’examen, les données traitées sont conservées pendant toute la durée de la relation professionnelle, mission ou mandat auprès de Certassur, prolongée de tout autre délai de conservation qui serait imposé par la législation ou la réglementation applicable. 

6.    Protection des données

L’accès à vos données à caractère personnel n’est autorisé qu’aux seules personnes pour lesquelles ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches au sein de Certassur. Ces personnes sont tenues à une obligation stricte de confidentialité et doivent respecter toutes les prescriptions techniques et organisationnelles prévues pour assurer la sécurité des données.

Certassur a mis en place des moyens techniques pour garantir la sécurité et l’intégrité de son infrastructure (au sens large) afin e.a. de garantir la protection de vos données à caractère personnel. 

7.    Droits

Vous avez un droit d’accès aux données qui vous concernent et vous pouvez toujours les consulter.
Vous pouvez ainsi demander :

•  si nous traitons ou non des données à caractère personnel vous concernant,
• dans quels buts nous les traitons,
• quelles catégories de données sont traitées,
• à quelles catégories de destinataires elles sont communiquées,
• leur durée de conservation,
• des informations quant aux droits que vous pouvez exercer (rectification, effacement, …) ou de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.
• l’origine des données traitées.

Si vous constatez que, malgré tous nos efforts, vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander de les rectifier, corriger ou actualiser.

Dans certains cas, la législation vous permet de faire supprimer vos données à caractère personnel ou encore demander la limitation de leur traitement.

Enfin, dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies vous soient transmises ou soient transmises directement par Certassur à un autre responsable du traitement (portabilité), à condition que cela s’avère techniquement possible.

Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact soit via l’adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. soit en contactant l’Information Security Officer d’Assuralia. Il vous sera demandé de prouver votre identité.

Certassur traitera les demandes dans les délais prévus par le règlement

8.    Contact

Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact via :

Certassur traitera les demandes dans les délais prévus par le règlement.

Vous trouverez également toute information complémentaire en consultant l’Autorité de protection des données à l’adresse (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/) vers qui, le cas échéant, vous pouvez introduire une réclamation. 

9.    Modifications

Certassur se réserve le droit d’adapter à tout moment cette Privacy Notice, et ce, conformément au Règlement général sur la protection des données. Toute modification de la présente Privacy Notice fera l’objet d’une information spécifique via le site www.certassur.be, par le biais d’un onglet spécialement dédicacé. 

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